Pored toga što je prijava zbirke zakonska obaveza propisana ZZPL-om čije neispunjenje povlači prekršajnu odgovornost, treba reći da je zapravo u interesu organa vlasti da prijavljuje zbirke podataka Povereniku, pa čak i u slučajevima kada nema takvu obavezu. Razlozi za to su sledeći:
- Na taj način organ vlasti postupa u skladu sa načelom transparentnosti i zapravo obaveštava građane o zbirkama podataka koje vodi. Tako se smanjuje broj zahteva po pravu na obaveštenje, uvid i kopiju, te organ vlasti ima manje troškove po ovom osnovu;
- Državni organ se može osloboditi obaveze postupanja po zahtevima u vezi sa pravom na obaveštenje o obradi, ukoliko se podaci traženi takvim zahtevom već nalaze u Centralnom registru;
- Samim procesom prijave zbirke podataka, organ vlasti će se bolje upoznati sa zakonskom regulativom koja se odnosi na zaštitu podataka o ličnosti, kao i sa svojim obavezama u tomj oblasti;
- U slučaju da organ vlasti ima nameru da obrazuje novu evidenciju podataka o ličnosti, a ne postoji svest da ona nije u skladu sa zakonom, Poverenik će mu nakon obaveštenja o nameri uspostavljanja zbirke skrenuti pažnju na nezakonitost vođenja takve zbirke. Na taj način organ vlasti može da izbegne eventualne troškove koje bi imao ukoliko bi se nezakonitost utvrdila po uspostavljanju takve zbirke podataka.