Iz razloga svrsishodnosti, organ vlasti nije dužan da obrazuje i vodi Evidenciju o obradi, niti da Povereniku prijavi zbirku podataka u sledećim situacijama:
- Podaci koji se nalaze u evidenciji obrađuju se isključivo u porodične i druge lične svrhe (što se po pravilu neće desiti u organu vlasti);
- Vođenje zbirke podataka je propisano zakonom;
- Zbirku podataka čine samo javno objavljeni podaci;
- Zbirku čine podaci koji se odnose na lice čiji identitet nije određen, a rukovalac, odnosno korisnik, nije ovlašćen da odredi identitet.
PRIMER: PIO fond nije dužan da vodi Evidenciju o obradi koja se odnosi na Matičnu evidenciju osiguranika, niti je dužan da istu prijavi Povereniku, imajući u vidu da je vođenje Matične evidencije propisano članom 125 Zakona o penzijskom i invalidskom osiguranju.
Dodatno, organ vlasti nije dužan da obavesti Poverenika o nameri uspostavljanja zbirke kada je zakonom određena svrha obrade, vrsta podataka koji se obrađuju, vrste korisnika kojima će podaci biti dostupni, kao i vreme za koje će podaci biti arhivirani.
PRIMER: Nacrtom Zakona o evidencijama u oblasti unutrašnjih poslova, ustanovljena je obaveza vođenja Evidencije o izvršiocima krivičnih dela, utvrđeno je precizno koji podaci o izvršiocima krivičnih dela će se nalaziti u toj evidenciji. Propisano je da će se ti podaci koristiti u svrhu registracije izvršilaca krivičnih dela i prekršaja, da će se ti podaci čuvati trajno, a detaljno je utvrđeno i kako se ti podaci mogu ustupati drugim organima. U tom slučaju, MUP nije dužan da pre uspostavljanja zbirke podataka obavesti Poverenika o nameri uspostavljanja zbirke podataka.