Imajući u vidu nadležnosti i prirodu posla kojim se bave, organi vlasti će često imati potrebu da razmenjuju podatke sa drugim organima vlasti, ali i sa drugim pravnim i fizičkim licima. Bez obzira na potrebe, treba imati u vidu da je razmena podataka jedan od vidova obrade, te da se i u ovom slučaju moraju primenjivati sva pravila o dozvoljenosti obrade. Konkretno, to znači da se podaci mogu razmenjivati samo ako postoji zakonski osnov ili pristanak lica na koje se podaci odnose, te da se i u ovom slučaju moraju primenjivati sva načela obrade. Načelno govoreći, iako postoji takva mogućnost, nije primereno da pravni osnov za razmenu bude pristanak građana, već bi pitanje razmene podataka između organa vlasti uvek trebalo urediti zakonom jer se na taj način obezbeđuje pravna sig- rukovaoce podataka,
PRIMER ZAKONSKOG OVLAŠĆE-NJA KAO OSNOVE ZA RAZMENU PODATAKA:
U članu 18, stav 2 Zakona o centralnom registru obaveznog socijalnog osigu- ranja regulisano je da “organizacije obaveznog socijalnog osiguranja preuzimaju iz Jedinstvene baze podatke neophodne za vođenje matične evidencije, odnosno druge evidencije propisane zakonom koji uređuje penzijsko i invalidsko osiguranje, zdravstveno osiguranje i osiguranje za slučaj nezaposlenosti”. Član 19 istog zakona kaže da se “podaci iz Jedinstvene baze koriste radi obavljanja poslova iz delatnosti organizacija povezanih u sistem Centralnog registra”. Time je zakonskim odredbama regulisano:
– sa kim se mogu razmenjivati podaci (organizacije obaveznog socijalnog osiguranja),
– koji podaci se mogu razmenjivati (podaci neophodni za vođenje matične evidencije) i
– u koju svrhu se podaci razmenjuju (radi obavljanja delatnosti ovih organizacija)
Dakle, i u slučaju razmene podataka moraju se ispuniti svi uslovi koji su neophodni da bi obrada na osnovu zakonskog ovlašćenja bila dozvoljena, odnosno mora se utvrditi koji se podaci mogu razmenjivati, sa kim i u koju svrhu.
MIŠLJENJE POVERENIKA broj 011-00-00377/2014-02 od 12.05.2014. godine, povodom zahteva gradske uprave grada Čačka kojim je od RFZO-a traženo da dostavi podatke iz Matične evidencije, a u svrhu utvrđivanja zaposlenih građana: “Zakoni kojima se na uopšten način uređuje saradnja i razmena podataka između organa državne uprave, organa lokalne samouprave i drugih organa vlasti se ne mogu smatrati pravnim osnovom koji navedenu obradu (dostavljanje, odnosno razmena podataka – prim. aut) čine dozvoljenom.”