Postupanje organa vlasti u vezi sa zahtevima

Prijem zahteva

 

Od izuzetne je važnosti da postoji lice u organu vlasti koje je nadležno za postupanje po zahtevima građana, kako bi nakon prijema zahteva organ vlasti u propisanim rokovima i na ispravan način rešio zahtev. To bi trebalo da bude lice koje je zaduženo za zaštitu podataka o ličnosti, čije su nadležnosti opisane u organizacionom delu ovog Vodiča.

Forma i obavezni elementi zahteva

 

Zahtev za obaveštenje, uvid i kopiju se po pravilu podnosi u pisanoj formi, ali organ vlasti može prihvatiti i usmeni zahtev građana. S druge strane, zbog posledica koje mogu nastupiti, zahtev za ostvarivanje prava povodom uvida može se podneti samo u pisanoj formi.

 

Zbog same prirode zahteva, ali i zbog kasnije komunikacije sa podnosiocima zahteva, ZZPL-om su propisani obavezni elementi zahteva koji se odnose na podatke o identitetu podnosioca zahteva i to su: a) ime i prezime, b) ime jednog od roditelja, c) datum i mesto rođenja, d) JMBG i e) adresa prebivališta, odnosno boravišta, kao i drugi podaci neophodni za kontakt.

Utvrđivanje identiteta lica i aktivna legitimacija podnosioca

 

Građani imaju navedena prava samo na podatke koji se na njih odnose, a nikako nemaju pravo da traže kopiju ili izmenu podataka koji se odnose na druga lica.

Iz obrazloženja odluke Poverenika u predmetu broj 07-00-03994/2014-06 od 27.11.2014. godine: “Ovo stoga što ostvarivanje prava u vezi sa obradom podataka o ličnosti, kao i ostvarivanja prava povodom izvršenog uvida pripada fizičkom licu na koje se podaci odnose, koje pravo lice može ostvariti lično ili preko punomoćnika, a kako žalilac nije podnetim zahtevom tražio podatke koji se odnose na njega, već za drugo lice, to se u konkretnom slučaju ne radi o ostvarivanju prava u vezi sa podacima o ličnosti.”

Iz tog razloga neophodno je da organ vlasti, pre nego što postupi po zahtevu, utvrdi identitet lica kako ne bi došao u situaciju da ustupi podatke o ličnosti osobi na koju se ti podaci ne odnose, odnosno koja nema pravo da takvim podacima pristupi, čime bi došlo do povrede prava na zaštitu podataka o ličnosti i odgovornosti. Sama identifikacija se može vršiti uvidom u lične dokumente podnosioca zahteva, a ukoliko se sa podnosiocem zahteva opšti samo pisanim putem, onda se moraju podudarati podaci za kontakt iz zahteva sa podacima za kontakt iz evidencija koje vodi državni organ.

 

Treba istaći da postoje određene situacije kada podnosilac zahteva može biti lice na koje se ti podaci ne odnose i tada organ vlasti mora postupiti po ovim zahtevima:

 

  • ZZPL izričito predviđa da zahtev koji se odnosi na podatke umrlog lica može podneti njegov zakonski naslednik, te se u ovom slučaju prilažu i podaci o identitetu umrlog, izvod iz knjige umrlih kao i dokaz o srodstvu podnosioca sa umrlim.
  • Ovlašćeni punomoćnik određenog lica može podneti zahtev koji se odnosi na podatke zastupanog lica (lice ovlasti advokatsku kancelariju da u njegovo ime podnese zahtev za brisanje podataka).
  • Zakonski zastupnik određenog lica može podneti zahtev koji se odnosi na podatke zastupanog lica (maloletne dece, lica kojima je oduzeta poslovna sposobnost i slično).

Praksa Poverenika, broj predmeta 07-00-04235/2014-06: “Zahtev za ostvarivanje prava u vezi sa obradom podataka koji se odnosi na maloletnu decu podnose oba roditelja koji vrše roditeljska prava, osim ukoliko imaju potpisan sporazum, odnosno pravosnažnu sudsku odluku o samostalnom vršenju roditeljskog prava.”

Nerazumljiv i nepotpun zahtev

 

Ukoliko organ vlasti primi zahtev po kome ne može da postupi zato što je zahtev nerazumljv ili nepotpun (nije jasno na šta se odnosi zahtev, nema obaveznih podataka o identitetu podnosioca i slično), on je dužan da pouči podnosioca kako da otkloni nedostatke da bi se po zahtevu moglo postupiti. Tek ako podnosilac u određenom roku ne otkloni nedostake, a nedostaci su takvi da se po zahtevu ne može postupati, organ vlasti će zaključkom odbaciti zahtev kao neuredan.

Odlučivanje po zahtevu za ostvarivanje prava na obaveštenje o obradi

 

Ukoliko je primio potpun i razumljiv zahtev, podnet od strane ovlašćenog lica, organ vlasti je dužan da istinito i potpuno obavesti podnosioca zahteva o sledećim aspektima obrade podataka o ličnosti:

 

  • da li organ vlasti obrađuje podatke o njemu i koju radnju obrade vrši;
  • koje podatke obrađuje o njemu;
  • od koga su prikupljeni podaci o njemu, odnosno ko je izvor podataka;
  • u koje svrhe obrađuje podatke o njemu;
  • po kom pravnom osnovu obrađuje podatke o njemu;
  • u kojim zbirkama podataka se nalaze podaci o njemu;
  • ko su korisnici podataka o njemu;
  • koje podatke, odnosno koje vrste podataka o njemu koriste;
  • u koje svrhe se koriste podaci o njemu;
  • po kom pravnom osnovu koristi podatke o njemu;
  • kome se podaci prenose;
  • koji podaci se prenose;
  • u koje svrhe se podaci prenose;
  • po kom pravnom osnovu se podaci prenose;
  • u kom vremenskom periodu se podaci obrađuju.

 

Organ vlasti je dužan da pruži traženo obaveštenje bez odlaganja, a najkasnije u roku od 15 dana od dana podnošenja zahteva. Ipak, ako iz opravdanih razloga nije u mogućnosti da postupi u roku od 15 dana, može produžiti rok za još 30 dana, ali je dužan da o tome obavesti podnosioca. Obaveštenje o produženju roka bi moralo biti saopšteno, odnosno dostavljeno podnosiocu u prvobitno postavljenom roku od 15 dana od dana podnošenja zahteva, moralo bi da sadrži novi rok, ali i detaljno obrazloženje o razlozima za produženje, s obzirom da Poverenik može proveravati razloge za produženje .

 

Obaveštenje se daje u pisanom obliku i to direktno podnosiocu zahteva ili poštom/elektronskom poštom na adresu koju je podnosilac naveo u zahtevu, a u izuzetnim situacijama obaveštenje se može dati i usmeno, i to samo ako se podnosilac nesumnjivo saglasi sa tim.

 

Kada je pružio obaveštenje, organ vlasti je dužan da o tome sačini belešku.

Odlučivanje po zahtevu za uvid

 

Ukoliko je primio potpun i razumljiv zahtev za uvid, podnet od strane ovlašćenog lica, organ vlasti je dužan da podnosiocu omogući da izvrši uvid u svoje podatke u roku od 30 dana od dana podnošenja zahteva. Ovaj rok se, kao i kod odlučivanja po zahtevu za ostvarivanje prava na obaveštenje o obradi, može iz opravdanih razloga produžiti za još 30 dana.

 

Pre nego što omogući uvid, organ vlasti je dužan da podnosioca obavesti o:

 

  • vremenu kada će mu biti omogućen uvid (u roku od 30 dana od dana podnošenja zahteva, a samo iz opravdanih razloga još 30)
  • mestu gde će uvid biti izvršen (po pravilu u prostorijama organa vlasti)
  • načinu na koji će uvid biti omogućen (pregled i čitanje dokumentacije u papirnoj formi, uvid u informacioni sistem koji sadrži podatke, gledanje snimka video nadzora i slično)

 

Ovo obaveštenje se može dati u pisanom ili usmenom obliku, ali podnosilac mora nesumnjivo i potpuno biti obavešten.

 

Samo vršenje uvida će se po pravilu vršiti u prostorijama organa vlasti i od ovoga se može odstupiti samo izuzetno (na primer, arhiva državnog organa se nalazi u prostorijama privatne kompanije koja ih izdaje za potrebe arhiviranja dokumentacije državnog organa). Čak i ako je organ vlasti utvrdio tačno vreme za vršenje uvida (na primer, 3. mart u 12h), u slučaju da iz opravdanih razloga podnosilac zahteva da se uvid izvrši u drugo vreme, organ vlasti će morati da obavesti podnosioca o novom vremenu u kome će mu biti omogućen uvid.

 

Prilikom ostvarivanja ovog prava, podnosiocu se moraju učiniti dostupnim svi podaci koji se na njega odnose i to u razumljivom obliku. Ako se podaci čuvaju u različitim oblicima (npr. podaci o licu se nalaze u papirnoj prijavi koju je predao organu vlasti, ali su potom uneseni u informacioni sistem organa vlasti), podnosilac može izabrati kojim podacima će pristupiti, a ovo pravo se može ograničiti samo kada je potpuno neizvodljivo.

SAVET

Imajući u vidu da se sve veći broj podataka vodi u elektronskoj formi, organi vlasti bi na zahtev lica morali omogućavati da se izvrši uvid u podatke koji se nalaze u informacionom sistemu državnog organa. Ovakav uvid bi se sa jedne strane mogao ostvariti preko računara zaposlenog u državnom organu i uz korišćenje njegovog korisničkog imena i šifre, te bi se ovakav uvid iz razloga bezbednosti morao vršiti uz stalno prisustvo zaposlenog u državnom organu. S druge strane, građanima može putem elektronskog servisa biti omogućen pristup informacionom sistemu i njihovim podacima, ali se u tom slučaju moraju preduzeti mere zaštite podataka o ličnosti i neovlaščenog pristupa informacionom sistemu, u skladu sa standardima tehničke zaštite.

Organ vlasti ne sme ni na koji način naplaćivati vršenje uvida, niti na bilo koji sličan način uslovljavati vršenje prava na uvid.

 

Kada je omogućio pravo na uvid organ vlasti je dužan da o tome sačini belešku.

Odlučivanje po zahtevu za kopiju

 

Ukoliko je primio potpun i razumljiv zahtev za kopiju podataka, podnet od strane ovlašćenog lica, organ vlasti je dužan da podnosiocu izda kopiju podataka u roku od 30 dana od dana podnošenja zahteva. Ovaj rok se kao i kod odlučivanja po zahtevu za ostvarivanje prava na obaveštenje o obradi, može iz opravdanih razloga produžiti za još 30 dana.

 

Treba istaći da pravo na kopiju podataka ne podrazumeva samo u praksi uobičajeno fotokopiranje papirne dokumentacije, već i umnožavanje audio i video zapisa, digitalnih dokumenata i slično. Ovakva vrsta kopija će se po pravilu izdavati na flash memoriji, CD-u, kaseti ili slanjem digitalnog formata putem elektronske pošte

 

Ukoliko poseduje tehničke kapacitete, organ vlasti će sam pristupiti izradi kopije i obavestiti podnosioca o preuzimanju kopije. Poželjno je da se kopija podataka preda podnosiocu lično, imajući u vidu da bi slanjem kopije podataka poštom ili elektronskom poštom podaci mogli da dođu do lica koje nije podnosilac. Ipak, ukoliko razlozi ekonomičnosti i efikasnosti to zahtevaju i ukoliko se podnosilac sa tim saglasi, kopije podataka bi se mogle slati poštom ili elektronskom poštom, ali uz preduzimanje mera kako bi podaci stigli direktno podnosiocu.

 

Ukoliko organ vlasti ne poseduje tehničke kapacitete za izradu kopije, on je dužan da obavesti podnosioca o tome i da ga upozna sa mogućnošću da upotrebom svoje opreme izradi kopiju. U ovom slučaju, mora se vršiti nadzor nad podnosiocem dok izrađuje kopiju kako ne bi došlo do oštećenja originalnog dokumenta koji sadrži podatke.

 

Sve nužne troškove izrade kopije, bez obzira ko izrađuje kopiju, dužan je da snosi podnosilac zahteva. U tom smislu, organ vlasti može uslovljavati izdavanje kopije uplatom sredstava. Ipak, organ vlasti ne sme zloupotrebljavati ovo pravo, i tražiti uplatu iznosa koji prevazilazi nužne troškove. U ovom slučaju nužni troškovi bi bili cena fotokopiranja papirne dokumentacije, cena umnožavanja video snimka i slično.

 

Kada je izdao kopiju podataka, organ vlasti je dužan da o tome sačini belešku.

Kada organ vlasti može ograničiti prava po zahtevu za obaveštenje, uvid i kopiju?

 

Članom 23 ZZPL-a predviđeni su brojni razlozi zbog kojih se ova prava mogu ograničiti i koje bismo mogli grupisati u sledeće celine:

 

  • Lice traži obaveštenje o podacima koji su već dostupni javnosti, ili o kojima je već obavešteno od strane državnog organa. Lice je već izvršilo uvid i dobilo kopiju podataka. Lice zloupotrebljava svoja prava ili bi organ vlasti bio onemogućen u vršenju svojih poslova ukoliko bi udovoljio zahtevu.
  • Davanje ovabeštenja bi ugrozilo druge bitne interese kao što su javna bezbednost, krivične istrage, finansijski interes države, čuvanje tajne, te privatnost ili drugi važan interes drugih lica.
  • Podaci se koriste samo za naučno-istraživačke svrhe.

 

Treba naglasiti da se svi navedeni razlozi moraju usko tumačiti i da se uvek moraju stavljati u odnos sa pravom građana na obaveštenje, uvid i kopiju pa tek ako neki drugi interes preteže, ova prava se mogu ograničiti. Veoma je bitno da se u obrazloženju rešenja kojim se ograničava pravo detaljno obrazloži razlog za takvo postupanje, jer će se u eventualnom drugostepenom postupku pred Poverenikom ovo obrazloženje uzeti u obzir prilikom odlučivanja da li je organ vlasti postupio u skladu sa zakonom.

 

Dodatno, svi navedeni razlozi pre svega predstavljaju osnov za ograničenje, ali ne i potpuno uskraćivanje prava građana.

PRIMER: Lice traži forokopiju zapisnika u kome se pored njegovih podataka nalaze i podaci o ličnosti drugih lica. U ovom slučaju bi davanjem kopije zapisnika u integralnoj verziji bila povređena prava na zaštitu podataka o ličnosti drugih lica. Ipak, organ vlasti neće biti ovlašćen da u potpunosti odbije zahtev podnosioca, već je dužan da u kopiji zapisnika izvrši anonimizaciju podataka drugih lica i da tako anonimizovanu verziju zapisnika dostavi podnosiocu zahteva.

Rešenje o odbijanju zahteva za ostvarivanje prava na obaveštenje, uvid i kopiju

 

Ukoliko postoji neki od razloga iz člana 23 ZZPL-a, ili neki drugi razlog zbog kog organ vlasti smatra da ne treba udovoljiti zahtevu podnosioca, organ vlasti je dužan da donese rešenje i da ga dostavi podnosiocu.

 

Ovo rešenje mora da sadrži pouku da podnosilac na njega može izjaviti žalbu Povereniku u roku od 15 dana od dana prijema rešenja.

 

Rešenje bi takođe trebalo da sadrži detaljno obrazloženje razloga iz kojih je odbijen zahtev podnosioca. To je bitno jer će se u eventualnom drugostepenom postupku pred Poverenikom ovo obrazloženje uzeti u obzir prilikom odlučivanja da li je organ vlasti postupio u skladu sa zakonom.

Odlučivanje po zahtevu za ostvarivanje prava povodom izvršenog uvida

 

Nakon što je licu omogućen uvid u podatke koji se na njega odnose, čime se to lice adekvatno informisalo o svojim podacima koje obrađuje organ vlasti, ono ima sledeća prava:

 

  • Pravo da zahteva ispravku, dopunu i ažuriranje podataka
  • Pravo da zahteva brisanje podataka
  • Pravo da zahteva prekid i privremenu obustavu obrade podataka

 

Ova prava su jasno propisana zakonom i ona pre svega proističu iz načela zakonitosti i pravičnosti, načela tačnosti i načela transparentnosti.

 

Kod zahteva povodom izvršenog uvida specifično je da se takav zahtev podnosi samo u pisanoj formi, jer postupanje po ovakvom zahtevu može imati daleko veće posledice nego postupanje po zahtevima za obaveštenje, uvid i kopiju. U tom smislu, ukoliko nakon postupanja po zahtevu zainteresovano lice ima primedbe, organ vlasti će imati dokaz da je postupao u skladu sa zahtevom.

 

Ukoliko je primio potpun i razumljiv zahtev za ostvarivanje prava povodom izvršenog uvida, u pisanoj formi, podnet od strane ovlašćenog lica, i smatra da je taj zahtev osnovan, organ vlasti je dužan da u roku od 15 dana od prijema zahteva označi podatak kao osporen i privremeno obustavi njegovu obradu. Ovo je bitno iz razloga što organ vlasti ne bi trebalo da potpuno obriše podatak koji je netačan ili zastareo, jer je moguće da su upravo na osnovu netačnog ili zastarelog podataka donete određene odluke. Zbog toga je važno da ostane trag podatka i u obliku koji je netačan ili zastareo, ali on mora biti osporen i njegova obrada se mora obustaviti, u smislu da se na osnovu takvog podatka ne mogu donositi nikakve odluke, niti nanositi bilo kakva šteta licu na koje se podaci odnose.

Rešenje o odbijanju zahteva povodom izvršenog uvida

 

Organ vlasti neće postupiti i ispraviti, dopuniti, ažurirati i brisati podatke, odnosno prekinuti obradu ako :

 

  • nije istekao rok za obavezno čuvanje podataka;
  • je očigledno da bi postupanje po zahtevu nanelo ozbiljnu štetu interesima drugih lica;
  • je zbog posebnog načina čuvanja podataka postupanje po zahtevu nemoguće, ili iziskuje prekomerni utrošak vremena ili sredstava.

PRIMER: Ukoliko lice zahteva da se obrišu njegovi podaci iz matične evidencije koje vodi PIO fond, a nije istekao rok propisan zakonom da se ti podaci čuvaju najmanje 30 godina od dana sticanja prava utvrđenih na osnovu podataka, PIO fond će odbiti takav zahtev.

Ukoliko iz ovih razloga organ vlasti ne postupi po zahtevu, dužan je da donese rešenje koje obavezno sadrži razloge za odbijanje zahteva, kao i razloge za dozvoljenost obrade. Ovo je bitno jer će se u eventualnom drugostepenom postupku pred Poverenikom ovo obrazloženje uzeti u obzir prilikom odlučivanja da li je organ vlasti postupio u skladu sa zakonom.