Svaki organ vlasti kao rukovalac podacima o ličnosti pruža različite usluge, odnosno obavlja poslove iz različitih domena, što znači da će svaki organ vlasti imati različite potrebe i da će informacioni sistem (IS) biti prilagođen poslovnom procesu. Struktura sistema jednog organa vlasti ogleda se u celokupnoj tehničkoj i organizacionoj šemi sistema, odnosno u hardveru i softveru, obradi podataka, administraciji pristupa podacima, kao i u vrsti baze podataka gde se ti podaci skladište. Da bi sistem bio zaštićen i siguran, sve segmente sistema bi trebalo uskladiti sa internim politikama poslovanja.
Category: Struktura sistema
Vlasništvo
Punu kontrolu nad podacima ima svako ko kontroliše, odnosno poseduje uređaje na kojima se ti podaci nalaze. Na prvom mestu je vlasništvo nad serverom svakog organa vlasti, jer ukoliko su serveri na kojima se nalaze baze podataka, ili aplikacije kojima se obrađuju podaci o ličnosti, u vlasništvu trećih lica (privatnih kompanija koje pružaju usluge skladištenja ili hostovanja), organ vlasti ne može pouzdano znati ko sve može da pristupi podacima. Kontrola nad podacima, kao i nad pristupom podacima predstavlja prvi nivo zaštite podataka o ličnosti.
Privatnost ugrađena u softver
Softver je vezivno tkivo IS, jer se njime praktično obavljaju svi oblici rukovanja podacima, počev od unosa, preko obrade do skladištenja. To znači da je softver prva i poslednja borbena linija u zaštiti podataka, jer bez obzira na to koliko je sistem zaštićen od spoljašnjih napada, softverska greška (bug) može lako da kompromituje podatke.
Lokacija
Puna kontrola nad podacima nemoguća je ukoliko se podaci nalaze van Republike Srbije, ili kada se u nekim slučajevima uopšte ne zna njihova lokacija.
Baza
Baza podataka je kolekcija podataka organizovanih za brzo pretraživanje i pristup, koja zajedno sa sistemom za administraciju, organizovanje i memorisanje tih podataka, čini sistem baze podataka. Korisnici pristupaju bazi podataka prvenstveno preko upita. Korišćenjem ključnih reči i svrstavanjem komandi korisnici mogu brzo da pronađu, preurede, grupišu i odaberu oblast u mnogim zapisima koje treba vratiti, ili pomoću kojih treba sastaviti izveštaje o posebnom skupu podataka.