Da bi obrada podataka o ličnosti bila dozvoljena, tokom čitavog trajanja obrade mora biti ispunjen makar jedan od dva uslova:
- Podaci se obrađuju na osnovu zakonskog ovlašćenja;
- Podaci se obrađuju na osnovu pristanka lica čiji se podaci o ličnosti obrađuju.
Dakle, organ vlasti u svakom trenutku mora voditi računa da li je jedan od ova dva uslova ispunjen, jer u protivnom grubo krši ZZPL ali potencijalno i druge zakone Republike Srbije, što za sobom može povući prekrašajnu, krivičnu, građansko-pravnu i disciplinsku odgovornost. Izuzetak od ovog pravila je propisan jedino u članu 13 ZZPL-a, ali taj izuzetak se vrlo restriktivno tumači, o čemu će biti više reči u odeljku o obradi bez pristanka.
Dodatno, bez obzira na ispunjenost jednog od dva uslova (zakonsko ovlašćenje/pristanak), da bi obrada podataka o ličnosti bila dozvoljena, organ vlasti se sve vreme mora pridržavati i načela obrade koja ćemo detaljno obrazložiti.