Organi vlasti koji prikupljaju podatke o ličnosti imaju potrebu ili obavezu da obezbede pristup tim podacima različitim interesnim grupama. Te grupe mogu biti:
- zaposleni u organu vlasti koja prikuplja podatke o ličnosti;
- pravna lica/drugi organi vlasti koja imaju pravni osnov da pristupe prikupljenim podacima o ličnosti i obrađuju ih;
- fizička lica o kojima se prikupljaju podaci;
- javnost.
U organima vlasti koji prikupljaju i obrađuju podatke o ličnosti, obavljanje osnovne delatnosti povezano je sa rukovanjem ovim podacima. Zbog toga je neophodno da zaposlenima u tim organima vlasti bude omogućen pristup različitim podacima o ličnosti. Međutim, pristup podacima od strane zaposlenih treba da bude usaglašen sa procesnom strukturom organizacionog sistema. Naime, zaposlenima je potrebno obezbediti pristup samo onim podacima o ličnosti koji su im potrebni za realizaciju aktivnosti za koje su nadležni, a ne kompletnoj zbirci podataka o ličnosti. Dakle, potrebno je prilagoditi prava pristupa podacima o ličnosti opisima poslova iz važećeg pravilnika o unutrašnjoj organizaciji i sistematizaciji radnih mesta organa vlasti. Takođe, ukoliko je u organu vlasti implementiran sistem upravljanja kvalitetom, potrebno je usaglasiti prava pristupa zaposlenih sa njihovim ulogama u procedurama.
Podaci o ličnosti koje određeni organ vlasti prikuplja često treba da budu dostupni drugim organima vlasti koji ih koriste za obavljanje osnovne delatnosti, ukoliko imaju pravni osnov. U takvim slučajevima neophodno je obezbediti pristup prikupljenim podacima o ličnosti za potrebe drugih pravnih lica, pod ograničenim i kontrolisanim uslovima, u skladu sa zakonom. Podatke o ličnosti koje obrađuje rukovalac ustupa, odnosno čini dostupnim primaocu, na osnovu pisanog zahteva primaoca. Pisani zahtev mora da sadrži naziv, odnosno ime primaoca, svrhu i pravni osnov za potraživanje podataka, kao i navođenje podataka koji se potražuju. Samo u posebnim situacijama podaci o ličnosti mogu biti ustupljeni na osnovu usmenog zahteva, u skladu sa zakonom. Pritom, rukovalac vodi posebnu evidenciju o primljenim zahtevima, koja sadrži sve informacije i podatke iz pisanog zahteva, a u slučaju usmenog zahteva sačinjava službenu belešku sa svim elementima za pisani zahtev.
Prema ZZPL, svi rukovaoci podacima o ličnosti su dužni da fizičkim licima o kojima neposredno prikupljaju podatke omoguće pristup podacima i ispravku podataka koji se na njega odnose. Pored toga, rukovaoci su dužni da fizičkim licima omoguće uvid u svaki zahtev za pristup njihovim podacima, ukoliko dolazi do razmene podataka sa drugim pravnim licima. Takođe, rukovaoci podacima o ličnosti su u obavezi da o svrsi obrade obaveste sva fizička lica o kojima prikupljaju podatke.
Konačno, određene kategorije podataka o ličnosti su po zakonu dostupne na uvid javnosti, i u takvim slučajevima organ vlasti koji ih prikuplja mora omogućiti pravo pristupa tim podacima svakom ko ga zatraži. Osim ukoliko je drugačije definisano zakonom, rukovaoci su u obavezi da evidentiraju svaki pristup podacima o ličnosti i da omoguće uvid u svaki pristup i svrhu obrade fizičkom licu čijim podacima je pristupljeno,.